Dès le début de la pandémie au printemps 2020, le MSSS a reconnu et promu trois plateformes sécuritaires pour la tenue des rencontres virtuelles par les professionnels du réseau de la santé et des services sociaux : Zoom, Teams, et Reacts. En cours d’année, le Ministère a par la suite émis de nouvelles directives à l’effet que l’application Microsoft Teams, incluse dans la suite de logiciels associés à Outlook 365, serait privilégiée. Ainsi il a été décidé que les licences Zoom et Reacts, attribuées aux établissements en contexte de pandémie, deviendraient inactives au 21 mars 2021. Pour soutenir les établissements dans la migration des activités de téléconsultation vers l’utilisation de Teams, le MSSS et les centres de coordination de la télésanté (CCT) ont mis de l’avant plusieurs initiatives. Celles-ci sont présentées dans les lignes qui suivent.
Ateliers avec les pilotes
Au mois de novembre 2020, les quatre CCT ont collaboré ensemble afin de procéder à une collecte d’information auprès des pilotes cliniques en télésanté de la province. Cette démarche a permis de définir et de prioriser différents scénarios cliniques d’utilisation des rencontres virtuelles. Suite à cette collecte, deux équipes de travail ont été formées pour travailler conjointement avec les pilotes volontaires sur les bonnes pratiques d’une rencontre virtuelle ainsi que les scénarios d’utilisation de Teams. Trois ateliers de travail ont été tenus entre décembre 2020 et janvier 2021, avec la participation d’un total de 27 pilotes.
D’autres séances de travail et présentations ont porté sur des sujets tels que l’outil de comparaison des trois plateformes de rencontres virtuelles, l’utilisation spécifique de Teams en contexte clinique et le paramétrage de Zoom pour les établissements et services qui souhaitent continuer à l’utiliser.
Webinaires
Au cours du mois de février 2021, deux webinaires ont été offerts aux professionnels du réseau afin de faciliter leurs efforts dans la transition de leurs activités de vidéo-conférence clinique vers Teams. Le premier webinaire traitait des bonnes pratiques liées à l’utilisation de Teams lors d’une rencontre virtuelle et le second abordait les différents scénarios d’utilisation de Teams dans un contexte clinique.
Boite à outils
Plusieurs outils ont été développés dans le but de soutenir les équipes cliniques et administratives dans le cadre de cette importante migration. Parmi ces outils, on retrouve notamment des guides d’utilisation Teams pour l’usager et le professionnel. Ces guides résument les étapes de planification et de connexion à une rencontre virtuelle Teams. De plus, plusieurs procédures écrites sur l’utilisation de la suite Office 365 et des fonctionnalités Teams ont aussi été déposées sur le portail web du RQT. Ces documents peuvent servir d’aide-mémoire aux professionnels et au personnel de soutien, ainsi qu’aux usagers pour faciliter leur usage de Teams et de la suite Office 365, que ce soit pour les étapes précédent les rencontres que lors de celles-ci. À l’heure où ces lignes sont publiées, un guide de l’usager plus complet est en fin de production et sera disponible sous peu sur le portail.
Soutien aux établissements
Une des initiatives de soutien les plus appréciées fut assurément la tenue des rencontres statutaires provinciales. Offertes plus d’une fois par semaine au début de la pandémie, ces rencontres se sont poursuivies à une fréquence hebdomadaire et réunissent chaque mardi matin une centaine d’acteurs de la télésanté provenant de l’ensemble des établissements de la province. Elles sont l’occasion de transmettre les dernières informations concernant l’ensemble des sujets d’actualité en télésanté telle que la migration vers Teams. Notons également que les CCT n’ont jamais cessé d’offrir un accompagnement aux équipes télésanté des établissements de leur territoire et peuvent être contactés pour toute demande de soutien.
Témoignage d’une pilote
Dre Maria Buithieu est médecin et pilote clinique au CHU Sainte-Justine. Elle nous offre son témoignage sur cette migration:
L’annonce de la migration vers Teams m’a vraiment stressée, connaissant nos cliniciens et l’insatisfaction face à l’état d’informatisation des dossiers et au manque de ressources. Une épreuve par-dessus la pandémie!
Toutefois, en considérant les courts délais et la gestion du changement en temps de pandémie, on peut dire que le tout s’est déroulé de façon vraiment rapide. J’apprécie énormément tous les travaux initiés par le MSSS et notre CCT, particulièrement l’inclusion des pilotes dans l’évaluation des besoins. Le soutien reçu est de qualité et on peut vraiment compter sur les CCT pour nous accompagner. Les outils fournis sont sans aucun doute d’une grande utilité et ont été indispensables pour faire avancer la télésanté dans un environnement déjà très complexe.
Prochaines étapes
La transition vers les outils de collaboration de O365 pour une utilisation clinique se poursuivra au-delà du 21 mars 2021. Au fur et à mesure de la disponibilité de nouvelles fonctionnalités et de l’intégration de celles-ci dans les processus cliniques, les CCT demeureront présents pour vous soutenir.