Foire aux questions (FAQ) de la suite M365

L’ordinateur (de bureau ou portable) ou un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette) peuvent être utilisés. Cependant, du fait de leur petite taille, les appareils mobiles (surtout les téléphones) n’offrent possiblement pas un visuel adéquat pour une rencontre virtuelle, à moins bien entendu que le visuel soit moins essentiel pour ce type de téléconsultation. 

Il est impossible d’envoyer une télécopie directement à partir d’une boîte courriel. La télécopie infonuagique permet cependant de le faire. Pour connaître son mode de fonctionnement ainsi que la procédure pour s’abonner au service, consultez la page Télécopie infonuagique.

Deux types de comptes Microsoft 365 sont distribués dans le RSSS, soient E1 et E3 :

Le compte E1 est celui offrant les options de base, soit la suite Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) en version Web seulement ainsi que OneDrive et Teams et un stockage de base.

Le compte E3 contient toutes les fonctionnalités du compte E1 à lesquelles s’ajoute une version de bureau plus complète de la suite Office que celle en version Web. La sécurité est accrue et la conservation des données est optimisée.

Actuellement, environ 6% des utilisateurs du RSSS ont des comptes E3 alors que ce taux augmente à 23 % chez les médecins.

Si vous êtes associé à un établissement, vous devez faire la demande auprès de la direction des ressources informationnelles. Sinon, le formulaire en ligne suivant peut être complété : Demander un abonnement RSSS à Microsoft 365.

Que vous soyez un médecin en établissement ou en cabinet, vous devez vous référer à la direction des ressources informationnelles de l’établissement de votre territoire. Le répondant technologique en télésanté de votre établissement peut vous accompagner. Pour le trouver, consulter la page Contacter un répondant en télésanté d’un établissement.

Il est impossible de le faire en simultané. Vous devez vous déconnecter du compte présentement ouvert et vous connecter avec votre autre compte ensuite. Pour vous déconnecter, cliquez sur votre image ou vos initiales en haut à droite et choisissez « Se déconnecter ». Fermez ensuite Outlook et ouvrez-le à nouveau. Vous devez alors choisir le compte dans la liste ou choisir « Utiliser un autre compte » et y inscrire les coordonnées associées.

Pour un appareil sous iOS, ouvrir l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, ouvrir le Google Play Store. Recherchez l’application Microsoft Outlook. Configurez votre compte courriel en suivant la procédure qui vous concerne : pour iOS ou pour Android. Vous pouvez y ajouter plus d’un compte courriel et vous serez avisé de la réception d’un message, peu importe dans quelle boîte il est parvenu. Les agendas de chacun des comptes seront aussi affichés dans le même calendrier.

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L’authentification multifacteur (MFA) ajoute un niveau de sécurité lors de la connexion à votre compte Microsoft 365 en exigeant un deuxième niveau d’authentification afin de s’assurer que c’est la bonne personne qui tente d’accéder au compte Microsoft 365. En quoi consiste l’authentification multifacteur? Si vous êtes à l’intérieur de l’établissement, la MFA vous sera demandée seulement une fois par année. À l’extérieur, elle vous sera demandée régulièrement.

Lors de votre première connexion, il vous sera demandé de Configurer l’authentification multifacteur (MFA). Trois options sont possibles : l’envoi d’un SMS, recevoir un appel sur son téléphone ou encore utiliser une application d’authentification. C’est cette dernière méthode qui est recommandée en raison de sa simplicité et sa rapidité. Vous devez d’abord télécharger l’application Microsoft Authentificator (gratuite) sur votre appareil mobile. Pour les utilisateurs d’appareils sur iOS, il est possible d’utiliser la reconnaissance faciale Face ID pour rendre le processus encore plus rapide. Une fois installée, lors d’une connexion à Microsoft Outlook, l’application Microsoft Authentificator s’ouvrira sur votre téléphone vous demandant d’autoriser la connexion. Il suffit d’approuver.

Le mot de passe reçu avec votre adresse courriel est requis pour l’ensemble des applications incluses dans la suite. Pour le modifier, se référer à la procédure Changer mon mot de passe.

Dans ce cas, suivre la procédure Réinitialiser un mot de passe oublié.

Consultez la procédure Ajouter ou modifier ma signature Outlook.

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Dans le cas d’un service clinique qui transmet des requêtes ou autres informations par courriel à l’intérieur du RSSS qui exigent une confirmation de lecture, il faut valider avec les récepteurs que rien n’est coché dans les préférences empêchant l’envoi de confirmation de lecture.

Pour un partenaire à l’externe du RSSS, il faut d’abord faire un essai pour voir si son type de boîte courriel permet l’envoi de confirmation de lecture. Dans la négative, mettre en place un protocole demandant au récepteur d’envoyer manuellement un courriel de confirmation de lecture.

L’envoi d’un courriel entre des membres du RSSS se fait par l’entremise d’un canal sécurisé. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter un niveau de sécurité. L’envoi d’un courriel contenant des informations sensibles à quelqu’un à l’extérieur du réseau de la santé exige cependant de sécuriser les informations en chiffrant le courriel. Seul le destinataire sera en mesure de consulter l’information. Consultez la procédure Chiffrement Outlook.

Chiffrer : Protège le courriel ainsi que les pièces jointes. Il est possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple à une adresse Gmail ou Hotmail.

Confidentiel : En plus de protéger le courriel et les pièces jointes, les destinataires ne peuvent qu’ouvrir, lire le contenu et répondre au courriel sans possibilité de le transférer. Il n’est pas possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple, à une adresse Gmail ou Hotmail, puisque le destinataire externe ne pourra pas lire le message.

Il n’est pas possible d’empêcher la réception de courriel dans une boîte. Vous pouvez cependant programmer une réponse automatique indiquant que les courriels reçus dans cette boîte ne seront pas traités.

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Oui. Cliquez sur les trois petits points dans le haut de la boîte de votre courriel. Sélectionnez « Chiffrer » et choisissez « Ne pas transférer ». Le destinataire recevra le courriel et pourra le consulter, mais ne pourra le transférer.

À la réception d’un courriel, vous pouvez ajouter un suivi qui vous donnera un rappel le jour voulu pour traiter ledit courriel. Voyez la procédure suivante pour effectuer cette opération : Définir un rappel.

Cela est possible grâce à la délégation d’agenda. Voir la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

Pour un appareil sous iOS, accéder à l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, accéder à Google Play Store. Recherchez Microsoft Teams. À l’ouverture, inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot de passe associé.

Il est impossible pour le moment d’ouvrir deux comptes Microsoft Teams en même temps sur un ordinateur. Pour alterner de l’un à l’autre, vous devez d’abord vous déconnecter en appuyant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’écran et cliquer sur « Se déconnecter ». Ouvrez à nouveau Microsoft Teams avec les coordonnées du second compte.

Dans l’application Microsoft Teams, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur « Ajouter un compte ». S’affiche le compte déjà inscrit. Appuyez sur « Se connecter avec un autre compte » et inscrivez l’adresse courriel et le mot de passe associés.

Pour passer rapidement d’un compte à l’autre, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la section « Comptes et organisations », appuyez sur le compte à ouvrir. Vous passerez alors sur ce compte.

Il s’agit bel et bien d’un environnement sécurisé dans lequel on peut partager des informations confidentielles entre utilisateurs de Microsoft 365.

Même dans le cas d’une rencontre que vous avez quitté, vous recevrez toutes les notifications qui se rattachent à cette rencontre. Il suffit de cliquer sur les trois petits points à droite de la conversation et de cliquer sur « Désactiver les notifications ». Vous ne recevrez plus les notifications pour cette conversation. Sur un appareil mobile, appuyez sur la conversation et les trois petits points se trouvant en haut à droite du nom de la conversation.

Oui. Pour ce faire, visualisez la capsule Convocation boîte partagée vs organisateur (7 m 30 s).

Seuls les participants ayant un compte Microsoft 365 du RSSS auront accès à ces informations après la rencontre.

Nous proposons d’utiliser le courriel sécurisé Outlook pour transmettre des documents au patient. Si les données sont sensibles, vous devez chiffrer le message. Voyez la procédure Chiffrement Outlook.

Tous les participants, même ceux de l’externe, peuvent partager leur écran.

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Ce sont tous les utilisateurs qui possèdent un compte Microsoft 365 fourni par les établissements à l’intérieur du RSSS.

Ce n’est pas nécessaire. En lui partageant le lien de la rencontre, il utilisera la version Web. Comme invité, il n’a pas besoin d’avoir un compte Microsoft 365. Sur un appareil mobile, il est préférable de télécharger d’abord l’application.

Il n’est pas possible de modifier l’organisateur d’une rencontre après sa création. Il faut que l’organisateur annule la rencontre et qu’un autre professionnel en planifie une nouvelle. 

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Le compte Microsoft 365 d’un patient ne répond pas aux mêmes normes de sécurité que ceux du RSSS. Il est primordial de ne pas utiliser ce compte pour une téléconsultation. Cependant, le patient peut aussi être un utilisateur d’une licence Microsoft 365 du RSSS, alors la sécurité serait assurée. En revanche, il est toujours préférable que l’initiateur de la rencontre soit le clinicien afin que ce dernier dispose de l’entièreté du contrôle et des fonctionnalités de la rencontre.

Cliquez sur les trois petits points en haut de l’écran à droite et choisir « Appliquer des effets d’arrière-plan ». Différents modèles vous sont offerts. Sélectionnez celui désiré et appuyez sur « Appliquer et activer la vidéo » en bas de la page. Vous pouvez aussi ajouter des arrière-plans personnels en cliquant sur « Ajouter nouveau ». 

Oui. La fonctionnalité « Salles pour petit groupe » permet de séparer temporairement les participants d’une rencontre. Voir la procédure Fonctionnalité des salles de petit groupe.

Il est possible de créer un compte invité pour un participant externe qui est appelé à collaborer régulièrement avec des intervenants du réseau avec Microsoft Teams. Voir la procédure pour la création d’un Compte invité.

Oui. Il suffit de déléguer son calendrier suivant la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

Effectivement, pour des raisons de sécurité, il est déconseillé d’envoyer une photo par SMS, de même que de l’enregistrer dans l’appareil mobile. Il faut plutôt préconiser la fonctionnalité de l’appareil permettant d’envoyer la photo directement via Microsoft Teams. Avec cette méthode, il n’y a aucun enregistrement de la photo sur l’appareil mobile. Voir la Procédure d’envoi de photos via la fonction clavardage.

Oui. Il suffit d’appliquer la Procédure d’anonymisation des courriels et des participants.

Seul l’organisateur de la rencontre a les droits pour modifier les options de la rencontre.

Tous les participants qui sont des membres de Microsoft 365 avec un compte RSSS peuvent partager des documents avec l’icône de trombone. Si un participant externe se joint à la rencontre, ce dernier pourra recevoir les documents, mais ne pourra pas en partager aux autres. De plus, seuls les fichiers photos peuvent être ouverts par ce dernier. Il lui est impossible d’ouvrir les fichiers Word, Excel, Power Point et PDF. Après la rencontre, il n’aura plus accès à la conversation, donc, plus accès aux documents.

Oui, c’est possible. Il suffit de créer une salle permanente et les patients peuvent s’y joindre en disposant du lien. Seul vous avez la possibilité d’accepter ou non quelqu’un dans cette salle. Voir la procédure pour la création d’une Salle permanente.

L’affichage standard permet d’afficher neuf personnes à la fois (3 X 3). Si vous êtes plus nombreux, s’afficheront à l’écran les neuf dernières personnes ayant pris la parole. En cliquant sur les trois petits points de la barre de contrôle en haut à droite de l’écran, vous pouvez sélectionner l’option « Grande galerie » qui permet d’afficher 49 personnes.

Un participant externe qui utilise la version Web de Teams peut voir uniquement l’intervenant qui parle. Les versions mobile et de bureau (sur l’ordinateur) de l’application n’ont pas ces limitations.

Vous pouvez faire ce réglage vous-même sans affecter l’affichage des autres participants. Lors d’une présentation par un tiers, il suffit d’appuyer sur le bouton « Ctrl » et avec la roulette de la souris, vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de l’affichage à votre écran. Lorsque l’image est grossie, vous pouvez alors déplacer le document à l’écran pour voir les zones non affichées en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris.

En cliquant sur les trois petits points (Autres options) à droite du nom du canal, choisissez « Notifications du canal ». En sélectionnant « Toutes les activités » vous recevrez un courriel lorsque quelqu’un ajoutera ou modifiera un fichier ou inscrira un commentaire dans le canal.