Réseau québécois de la télésanté

Foire aux questions (FAQ) de la suite M365

Cette page FAQ vise à répondre à des questions fréquentes relatives à la suite Microsoft 365 (M365). Notez que les FAQ spécifiques à certains thèmes se retrouvent également intégrées dans les pages correspondantes (Microsoft 365 et Microsoft Teams)

FAQ Téléconsultation (rencontre virtuelle)

1. Quel outil puis-je utiliser pour faire une téléconsultation?

Présentement, trois plateformes rencontrent les critères de sécurité émis par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) : Microsoft Teams, Zoom (version santé) et Reacts. Cependant, Microsoft Teams est inclus dans la suite Microsoft 365 qui regroupe les outils de collaboration retenus par le MSSS pour les échanges cliniques et administratifs entre les intervenants du réseau. De plus, le compte Microsoft 365 donne accès à différentes plateformes telles que la Plateforme de soins virtuels (PSV).

2. Sur quel appareil puis-je tenir une téléconsultation?

L’ordinateur (de bureau ou portable) ou un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette) peuvent être utilisés. Cependant, du fait de leur petite taille, les appareils mobiles (surtout les téléphones) n’offrent possiblement pas un visuel adéquat pour une rencontre virtuelle, à moins bien entendu que le visuel soit moins essentiel pour ce type de téléconsultation. 

3. Comment faire pour envoyer à distance des prescriptions si je n’ai pas accès à un télécopieur?

Il est impossible d’envoyer une télécopie directement à partir d’une boîte courriel. La télécopie infonuagique permet cependant de le faire. Pour connaître son mode de fonctionnement ainsi que la procédure pour s’abonner au service, consultez la page Télécopie infonuagique.

Microsoft 365

1. Pourquoi utiliser un compte Microsoft 365 du RSSS alors que j’en ai déjà un de mon université ou d’une autre organisation?

Seuls les comptes M365 du RSSS rencontrent les critères de sécurité exigés afin d’assurer la confidentialité des données partagées et conservées. Cette sécurité n’est pas assurée avec les comptes octroyés par les universités. De plus, ces comptes sont la clé d’entrée pour un ensemble doutils virtuels actuellement disponibles ou en développement.

2. Est-ce que tous les utilisateurs du RSSS ont le même type de compte Microsoft 365?

Deux types de comptes Microsoft 365 sont distribués dans le RSSS, soient E1 et E3 :

Le compte E1 est celui offrant les options de base, soit la suite Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) en version Web seulement ainsi que OneDrive et Teams et un stockage de base.

Le compte E3 contient toutes les fonctionnalités du compte E1 à lesquelles s’ajoute une version de bureau plus complète de la suite Office que celle en version Web. La sécurité est accrue et la conservation des données est optimisée.

Actuellement, environ 6% des utilisateurs du RSSS ont des comptes E3 alors que ce taux augmente à 23 % chez les médecins.

3. Où puis-je demander un abonnement à Microsoft 365?

Le formulaire en ligne suivant peut être complété : Demander un abonnement RSSS à Microsoft 365.

4. Si malgré les avantages que procure un tel compte, je décide tout de même de ne pas l’utiliser et de le fermer, à qui dois-je m’adresser?

Que vous soyez un médecin en établissement ou en cabinet, vous devez vous référer à la direction des ressources informationnelles de l’établissement de votre territoire. Le pilote technologique de votre établissement peut vous accompagner. Pour le trouver, consulter la page Trouver un répondant en télésanté d’un établissement.

Microsoft Outlook

1. Comment utiliser Microsoft Outlook sur mon ordinateur?

Pour les détenteurs d’un compte Microsoft 365 de type E1, seule la version Web d’Outlook est disponible. Ouvrir la page de connexion d’Outlook. Inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot passe associé à cette adresse. Vous avez alors accès à votre boîte courriel. Depuis le 10 mai 2021, Microsoft ne permet plus d’ouvrir plus d’un compte à la fois. Il est cependant possible de le faire sur votre appareil mobile.

Pour les détenteurs d’un compte Microsoft 365 de type E3, la suite Office pour le bureau est incluse. Vous pouvez donc utiliser la version Web ou installer Outlook sur votre ordinateur et bénéficier de plus de fonctionnalités que la version Web.

2. Puis-je ouvrir deux comptes courriel Microsoft sur mon ordinateur?

Il est impossible de le faire en simultané. Vous devez vous déconnecter du compte présentement ouvert et vous connecter avec votre autre compte ensuite. Pour vous déconnecter, cliquez sur votre image ou vos initiales en haut à droite et choisissez « Se déconnecter ». Fermez ensuite Outlook et ouvrez-le à nouveau. Vous devez alors choisir le compte dans la liste ou choisir « Utiliser un autre compte » et y inscrire les coordonnées associées.

3. Comment installer Microsoft Outlook sur mon appareil mobile?

Pour un appareil sous iOS, ouvrir l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, ouvrir le Google Play Store. Recherchez l’application Microsoft Outlook. Configurez votre compte courriel en suivant la procédure qui vous concerne : pour iOS ou pour Android. Vous pouvez y ajouter plus d’un compte courriel et vous serez avisé de la réception d’un message, peu importe dans quelle boîte il est parvenu. Les agendas de chacun des comptes seront aussi affichés dans le même calendrier.

4. Comment alterner d’un compte courriel à l’autre sur mon appareil mobile?

Réponse illustrée en cliquant ici

5. À quoi sert la double authentification?

L’authentification multifacteur (MFA) ajoute un niveau de sécurité lors de la connexion à votre compte Microsoft 365 en exigeant un deuxième niveau d’authentification afin de s’assurer que c’est la bonne personne qui tente d’accéder au compte Microsoft 365. En quoi consiste l’authentification multifacteur? C’est le gestionnaire de votre établissement qui a activé la MFA pour tous les comptes. Si vous êtes à l’intérieur de l’établissement, la MFA vous sera demandée seulement une fois par année. À l’extérieur, elle vous sera demandée régulièrement.

6. Comment configurer l’authentification multifacteur?

Lors de votre première connexion, il vous sera demandé de Configurer l’authentification multifacteur (MFA). Trois options sont possibles : l’envoi d’un SMS, recevoir un appel sur son téléphone ou encore utiliser une application d’authentification. C’est cette dernière méthode qui est recommandée en raison de sa simplicité et sa rapidité. Vous devez d’abord télécharger l’application Microsoft Authentificator (gratuite) sur votre appareil mobile. Pour les utilisateurs d’appareils sur iOS, il est possible d’utiliser la reconnaissance faciale Face ID pour rendre le processus encore plus rapide. Une fois installée, lors d’une connexion à Microsoft Outlook, l’application Microsoft Authentificator s’ouvrira sur votre téléphone vous demandant d’autoriser la connexion. Il suffit d’approuver.

7. Comment modifier mon mot de passe Microsoft 365?

Le mot de passe reçu avec votre adresse courriel est requis pour l’ensemble des applications incluses dans la suite. Pour le modifier, se référer à la procédure Changer mon mot de passe.

8. Que faire si j’ai oublié mon mot de passe?

Dans ce cas, suivre la procédure Réinitialiser un mot de passe oublié.

9. Comment ajouter une signature Outlook?
10. Puis-je savoir si la personne à qui j’ai envoyé un courriel l’a bien reçu?

Réponse illustrée en cliquant ici

11. Que faire si j’ai besoin absolument de recevoir une confirmation de lecture?

Dans le cas d’un service clinique qui transmet des requêtes ou autres informations par courriel à l’intérieur du RSSS qui exigent une confirmation de lecture, il faut valider avec les récepteurs que rien n’est coché dans les préférences empêchant l’envoi de confirmation de lecture.

Pour un partenaire à l’externe du RSSS, il faut d’abord faire un essai pour voir si son type de boîte courriel permet l’envoi de confirmation de lecture. Dans la négative, mettre en place un protocole demandant au récepteur d’envoyer manuellement un courriel de confirmation de lecture.

12. Je veux envoyer un courriel contenant des informations sensibles, comment protéger les informations?

L’envoi d’un courriel entre des membres du RSSS se fait par l’entremise d’un canal sécurisé. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter un niveau de sécurité. L’envoi d’un courriel contenant des informations sensibles à quelqu’un à l’extérieur du réseau de la santé exige cependant de sécuriser les informations en chiffrant le courriel. Seul le destinataire sera en mesure de consulter l’information. Consultez la procédure Chiffrement Outlook.

13. Quelle est la différence entre chiffrer un courriel et l'indiquer comme confidentiel?

Chiffrer : Protège le courriel ainsi que les pièces jointes. Il est possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple à une adresse Gmail ou Hotmail.

Confidentiel : En plus de protéger le courriel et les pièces jointes, les destinataires ne peuvent qu’ouvrir, lire le contenu et répondre au courriel sans possibilité de le transférer. Il n’est pas possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple, à une adresse Gmail ou Hotmail, puisque le destinataire externe ne pourra pas lire le message.

14. Est-il possible d’empêcher la réception de message dans une boîte de courriel donnée?

Il n’est pas possible d’empêcher la réception de courriel dans une boîte. Vous pouvez cependant programmer une réponse automatique indiquant que les courriels reçus dans cette boîte ne seront pas traités.

15. Comment programmer une réponse automatique dans ma boîte courriel Outlook?

Réponse illustrée en cliquant ici

16. Est-ce possible d’empêcher que le patient ne puisse transférer le courriel que je lui envoie?

Oui. Cliquez sur les trois petits points dans le haut de la boîte de votre courriel. Sélectionnez « Chiffrer » et choisissez « Ne pas transférer ». Le destinataire recevra le courriel et pourra le consulter, mais ne pourra le transférer.

17. Comment assurer un suivi à un courriel reçu?

À la réception d’un courriel, vous pouvez ajouter un suivi qui vous donnera un rappel le jour voulu pour traiter ledit courriel. Consultez la procédure vidéo Comment ajouter des suivis aux messages.

18. Comment le personnel du soutien administratif peut-il accéder à notre agenda sans que nous ayons à lui donner nos codes d'accès?

Cela est possible grâce à la délégation d’agenda. Voir la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

Microsoft Teams

1. Comment installer Microsoft Teams sur mon ordinateur?

Se rendre sur le site de Microsoft pour télécharger Teams.

N.B : Pour l’installation de l’application Teams sur l’ordinateur d’un établissement, veuillez contacter le service informatique de votre établissement. 

2. Comment installer Teams sur mon appareil mobile?

Pour un appareil sous iOS, accéder à l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, accéder à Google Play Store. Recherchez Microsoft Teams. À l’ouverture, inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot de passe associé.

3. Est-ce que je peux ouvrir deux comptes Teams en même temps sur mon ordinateur?

Il est impossible pour le moment d’ouvrir deux comptes Microsoft Teams en même temps sur un ordinateur. Pour alterner de l’un à l’autre, vous devez d’abord vous déconnecter en appuyant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’écran et cliquer sur « Se déconnecter ». Ouvrez à nouveau Microsoft Teams avec les coordonnées du second compte.

4. Comment ouvrir deux comptes Microsoft Teams sur mon appareil mobile?

Dans l’application Microsoft Teams, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur « Ajouter un compte ». S’affiche le compte déjà inscrit. Appuyez sur « Se connecter avec un autre compte » et inscrivez l’adresse courriel et le mot de passe associés.

5. Comment passer d’un compte à l’autre?

Pour passer rapidement d’un compte à l’autre, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la section « Comptes et organisations », appuyez sur le compte à ouvrir. Vous passerez alors sur ce compte.

6. Est-ce que Microsoft Teams est une plateforme sécurisée tout comme Outlook?

Il s’agit bel et bien d’un environnement sécurisé dans lequel on peut partager des informations confidentielles entre utilisateurs de Microsoft 365.

7. Est-ce que je peux annuler la réception des notifications d’une conversation Teams?

Même dans le cas d’une rencontre que vous avez quitté, vous recevrez toutes les notifications qui se rattachent à cette rencontre. Il suffit de cliquer sur les trois petits points à droite de la conversation et de cliquer sur « Désactiver les notifications ». Vous ne recevrez plus les notifications pour cette conversation. Sur un appareil mobile, appuyez sur la conversation et les trois petits points se trouvant en haut à droite du nom de la conversation.

8. Est-ce possible de planifier une rencontre Teams avec des intervenants externes sans qu’ils voient mon adresse courriel, mais tout en étant organisateur afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités?

Oui. Pour ce faire, visualisez la capsule Convocation boîte partagée vs organisateur.

9. Est-ce que tous les participants à une rencontre Teams ont accès aux fichiers et à la conversation après la rencontre?

Seuls les participants ayant un compte Microsoft 365 du RSSS auront accès à ces informations après la rencontre.

10. Comme le patient de l'externe ne peut pas revenir sur la conversation après la rencontre, peut-on lui partager des documents via la conversation?

Nous proposons d’utiliser le courriel sécurisé Outlook pour transmettre des documents au patient. Si les données sont sensibles, vous devez chiffrer le message. Voyez la procédure Chiffrement Outlook.

11. Qui peut partager son écran lors d’une rencontre?

Tous les participants, même ceux de l’externe, peuvent partager leur écran.

12. Si je veux présenter plus d’un document, est-ce que je dois toujours fermer mon partage entre chacun des documents?

Réponse illustrée en  cliquant ici

13. Dans les options de la réunion, il est indiqué « membres de mon organisation ». Qui sont les « membres de mon organisation »?

Ce sont tous les utilisateurs qui possèdent un compte Microsoft 365 fourni par les établissements à l’intérieur du RSSS.

14. Est-ce que le patient doit installer Teams sur son appareil pour faire une rencontre?

Ce n’est pas nécessaire. En lui partageant le lien de la rencontre, il utilisera la version Web. Comme invité, il n’a pas besoin d’avoir un compte Microsoft 365. Sur un appareil mobile, il est préférable de télécharger d’abord l’application.

15. Est-ce possible de modifier l'organisateur d'une réunion Teams après sa création?

Il n’est pas possible de modifier l’organisateur d’une rencontre après sa création. Il faut que l’organisateur annule la rencontre et qu’un autre professionnel en planifie une nouvelle. 

16. Lors d’une rencontre, est-ce que je peux ajouter une autre personne à celle-ci?

Réponse illustrée en cliquant ici 

17. Si mon patient dispose d’une licence Teams, est-ce que ce dernier peut initier la rencontre Teams?

Le compte Microsoft 365 d’un patient ne répond pas aux mêmes normes de sécurité que ceux du RSSS. Il est primordial de ne pas utiliser ce compte pour une téléconsultation. Cependant, le patient peut aussi être un utilisateur d’une licence Microsoft 365 du RSSS, alors la sécurité serait assurée. En revanche, il est toujours préférable que l’initiateur de la rencontre soit le clinicien afin que ce dernier dispose de l’entièreté du contrôle et des fonctionnalités de la rencontre.

18. Est-ce possible de cacher l’arrière-plan lors d’une rencontre?

Cliquez sur les trois petits points en haut de l’écran à droite et choisir « Appliquer des effets d’arrière-plan ». Différents modèles vous sont offerts. Sélectionnez celui désiré et appuyez sur « Appliquer et activer la vidéo » en bas de la page. Vous pouvez aussi ajouter des arrière-plans personnels en cliquant sur « Ajouter nouveau ». 

19. Lors d’une rencontre, est-ce possible de séparer les participants en petits groupes?

Oui. La fonctionnalité « Salles pour petit groupe » permet de séparer temporairement les participants d’une rencontre. Voir la procédure Fonctionnalité des salles de petit groupe.

20. Est-ce possible de donner plus de droits à un participant externe?

Il est possible de créer un compte invité pour un participant externe qui est appelé à collaborer régulièrement avec des intervenants du réseau avec Microsoft Teams. Voir la procédure pour la création d’un Compte invité.

21. Pour simplifier la planification de mes rencontres, est-ce que je peux partager mon calendrier avec quelqu’un d’autre?

Oui. Il suffit de déléguer son calendrier suivant la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

22. Est-ce que je peux envoyer de façon sécurisée une photo avec mon appareil mobile sans l’enregistrer dans ce dernier?

Effectivement, pour des raisons de sécurité, il est déconseillé d’envoyer une photo par SMS, de même que de l’enregistrer dans l’appareil mobile. Il faut plutôt préconiser la fonctionnalité de l’appareil permettant d’envoyer la photo directement via Microsoft Teams. Avec cette méthode, il n’y a aucun enregistrement de la photo sur l’appareil mobile. Voir la Procédure d’envoi de photos via la fonction clavardage.

23. Lors de l’envoi d’une invitation à une rencontre Teams, est-il possible de cacher les adresses courriel des participants pour que ces derniers ne puissent les voir?
24. Qui peut modifier les options d’une rencontre Teams?

Seul l’organisateur de la rencontre a les droits pour modifier les options de la rencontre.

25. Est-ce que je peux partager (envoyer) des documents dans la conversation d’une rencontre Teams?

Vous le pouvez uniquement si les participants sont tous des membres de Microsoft 365 avec un compte RSSS. Si un participant externe se joint à la rencontre, le trombone de partage de fichier disparaît. 

26. Pour faciliter la gestion de mes téléconsultations, est-ce que je peux utiliser Microsoft Teams comme une salle d’attente virtuelle?

Oui, c’est possible. Il suffit de créer une salle permanente et les patients peuvent s’y joindre en disposant du lien. Seul vous avez la possibilité d’accepter ou non quelqu’un dans cette salle. Voir la procédure pour la création d’une Salle permanente.

27. Combien de personnes sont visibles en même temps à l’écran lors d’une rencontre?

L’affichage standard permet d’afficher neuf personnes à la fois (3 X 3). Si vous êtes plus nombreux, s’afficheront à l’écran les neuf dernières personnes ayant pris la parole. En cliquant sur les trois petits points de la barre de contrôle en haut à droite de l’écran, vous pouvez sélectionner l’option « Grande galerie » qui permet d’afficher 49 personnes.

28. Si le patient utilise la version Web de Microsoft Teams, peut-il voir tous les participants?

Un participant externe qui utilise la version Web de Teams peut voir uniquement l’intervenant qui parle. Les versions mobile et de bureau (sur l’ordinateur) de l’application n’ont pas ces limitations.

29. Lorsque je suis en rencontre Teams et que quelqu’un partage du contenu à l’écran, si la présentation est trop petite pour bien lire, dois-je absolument demander au présentateur de grossir la vue du document partagé?

Vous pouvez faire ce réglage vous-même sans affecter l’affichage des autres participants. Lors d’une présentation par un tiers, il suffit d’appuyer sur le bouton « Ctrl » et avec la roulette de la souris, vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de l’affichage à votre écran. Lorsque l’image est grossie, vous pouvez alors déplacer le document à l’écran pour voir les zones non affichées en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris.

Dernière mise à jour : 21 avril 2022