Réseau québécois de la télésanté

Microsoft 365 

Cette page répond aux principales questions posées par des utilisateurs de Microsoft 365 et l’application Outlook dans le RSSS. Pour la FAQ concernant l’application Teams, consultez la page FAQ Teams.

Foire aux questions (FAQ)

Microsoft 365

1. Pourquoi utiliser un compte Microsoft 365 du RSSS alors que j’en ai déjà un de mon université ou d’une autre organisation ?

Seuls les comptes M365 du RSSS rencontrent les critères de sécurité exigés afin d’assurer la confidentialité des données partagées et conservées. Cette sécurité n’est pas assurée avec les comptes octroyés par les universités. De plus, ces comptes sont la clé d’entrée pour un ensemble d’outils virtuels actuellement disponibles ou en développement.

2. Est-ce que tous les utilisateurs du RSSS ont le même type de compte Microsoft 365 ?

Deux types de comptes Microsoft 365 sont distribués dans le RSSS, soient E1 et E3 :

Le compte E1 est celui offrant les options de base, soit la suite Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) en version Web seulement ainsi que OneDrive et Teams et un stockage de base.

Le compte E3 contient toutes les fonctionnalités du compte E1 à lesquelles s’ajoute une version de bureau plus complète de la suite Office que celle en version Web. La sécurité est accrue et la conservation des données est optimisée.

Actuellement, environ 6% des utilisateurs du RSSS ont des comptes E3 alors que ce taux augmente à 23 % chez les médecins.

3. Où puis-je demander un abonnement à Microsoft 365 ?

Le formulaire en ligne suivant peut être complété : Demander un abonnement RSSS à Microsoft 365.

4. Si malgré les avantages que procure un tel compte, je décide tout de même de ne pas l’utiliser et de le fermer, à qui dois-je m’adresser ?

Que vous soyez un médecin en établissement ou en cabinet, vous devez vous référer à la direction des ressources informationnelles de l’établissement de votre territoire. Le pilote technologique de votre établissement peut vous accompagner. Pour le trouver, consulter la page Trouver un répondant en télésanté d’un établissement.

Microsoft Outlook

1. Comment utiliser Microsoft Outlook sur mon ordinateur ?

Pour les détenteurs d’un compte Microsoft 365 de type E1, seule la version Web d’Outlook est disponible. Ouvrir la page de connexion d’Outlook. Inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot passe associé à cette adresse. Vous avez alors accès à votre boîte courriel. Depuis le 10 mai 2021, Microsoft ne permet plus d’ouvrir plus d’un compte à la fois. Il est cependant possible de le faire sur votre appareil mobile.

Pour les détenteurs d’un compte Microsoft 365 de type E3, la suite Office pour le bureau est incluse. Vous pouvez donc utiliser la version Web ou installer Outlook sur votre ordinateur et bénéficier de plus de fonctionnalités que la version Web.

2. Puis-je ouvrir deux comptes courriel Microsoft sur mon ordinateur ?

Il est impossible de le faire en simultané. Vous devez vous déconnecter du compte présentement ouvert et vous connecter avec votre autre compte ensuite. Pour vous déconnecter, cliquez sur votre image ou vos initiales en haut à droite et choisissez « Se déconnecter ». Fermez ensuite Outlook et ouvrez-le à nouveau. Vous devez alors choisir le compte dans la liste ou choisir « Utiliser un autre compte » et y inscrire les coordonnées associées.

3. Comment installer Microsoft Outlook sur mon appareil mobile ?

Pour un appareil sous iOS, ouvrir l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, ouvrir le Google Play Store. Recherchez l’application Microsoft Outlook. Configurez votre compte courriel en suivant la procédure qui vous concerne : pour iOS ou pour Android. Vous pouvez y ajouter plus d’un compte courriel et vous serez avisé de la réception d’un message, peu importe dans quelle boîte il est parvenu. Les agendas de chacun des comptes seront aussi affichés dans le même calendrier.

4. Comment alterner d’un compte courriel à l’autre sur mon appareil mobile ?

Réponse illustrée en cliquant ici 

5. À quoi sert la double authentification ?

L’authentification multifacteur (MFA) ajoute un niveau de sécurité lors de la connexion à votre compte Microsoft 365 en exigeant un deuxième niveau d’authentification afin de s’assurer que c’est la bonne personne qui tente d’accéder au compte Microsoft 365. En quoi consiste l’authentification multifacteur? C’est le gestionnaire de votre établissement qui a activé la MFA pour tous les comptes. Si vous êtes à l’intérieur de l’établissement, la MFA vous sera demandée seulement une fois par année. À l’extérieur, elle vous sera demandée régulièrement.

6. Comment configurer l’authentification multifacteur ?

Lors de votre première connexion, il vous sera demandé de Configurer l’authentification multifacteur (MFA). Trois options sont possibles : l’envoi d’un SMS, recevoir un appel sur son téléphone ou encore utiliser une application d’authentification. C’est cette dernière méthode qui est recommandée en raison de sa simplicité et sa rapidité. Vous devez d’abord télécharger l’application Microsoft Authentificator (gratuite) sur votre appareil mobile. Pour les utilisateurs d’appareils sur iOS, il est possible d’utiliser la reconnaissance faciale Face ID pour rendre le processus encore plus rapide. Une fois installée, lors d’une connexion à Microsoft Outlook, l’application Microsoft Authentificator s’ouvrira sur votre téléphone vous demandant d’autoriser la connexion. Il suffit d’approuver.

7. Comment modifier mon mot de passe Microsoft 365 ?

Le mot de passe reçu avec votre adresse courriel est requis pour l’ensemble des applications incluses dans la suite. Pour le modifier, se référer à la procédure Changer mon mot de passe.

8. Que faire si j’ai oublié mon mot de passe ?

Dans ce cas, suivre la procédure Réinitialiser un mot de passe oublié.

9. Comment ajouter une signature Outlook ?
10. Puis-je savoir si la personne à qui j’ai envoyé un courriel l’a bien reçu?

Réponse illustrée en cliquant ici 

11. Que faire si j’ai besoin absolument de recevoir une confirmation de lecture ?

Dans le cas d’un service clinique qui transmet des requêtes ou autres informations par courriel à l’intérieur du RSSS qui exigent une confirmation de lecture, il faut valider avec les récepteurs que rien n’est coché dans les préférences empêchant l’envoi de confirmation de lecture.

Pour un partenaire à l’externe du RSSS, il faut d’abord faire un essai pour voir si son type de boîte courriel permet l’envoi de confirmation de lecture. Dans la négative, mettre en place un protocole demandant au récepteur d’envoyer manuellement un courriel de confirmation de lecture.

12. Je veux envoyer un courriel contenant des informations sensibles, comment protéger les informations ?

L’envoi d’un courriel entre des membres du RSSS se fait par l’entremise d’un canal sécurisé. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter un niveau de sécurité. L’envoi d’un courriel contenant des informations sensibles à quelqu’un à l’extérieur du réseau de la santé exige cependant de sécuriser les informations en chiffrant le courriel. Seul le destinataire sera en mesure de consulter l’information. Consultez la procédure Chiffrement Outlook .

13. Quelle est la différence entre chiffrer un courriel et l'indiquer comme confidentiel ?

Chiffrer : Protège le courriel ainsi que les pièces jointes. Il est possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple à une adresse Gmail ou Hotmail.

Confidentiel : En plus de protéger le courriel et les pièces jointes, les destinataires ne peuvent qu’ouvrir, lire le contenu et répondre au courriel sans possibilité de le transférer. Il n’est pas possible d’envoyer ce type de courriel à l’externe, par exemple, à une adresse Gmail ou Hotmail, puisque le destinataire externe ne pourra pas lire le message.

14. Est-il possible d’empêcher la réception de message dans une boîte de courriel donnée ?

Il n’est pas possible d’empêcher la réception de courriel dans une boîte. Vous pouvez cependant programmer une réponse automatique indiquant que les courriels reçus dans cette boîte ne seront pas traités.

15. Comment programmer une réponse automatique dans ma boîte courriel Outlook ?

Réponse illustrée en cliquant ici 

16. Est-ce possible d’empêcher que le patient ne puisse transférer le courriel que je lui envoie ?

Oui. Cliquez sur les trois petits points dans le haut de la boîte de votre courriel. Sélectionnez « Chiffrer » et choisissez « Ne pas transférer ». Le destinataire recevra le courriel et pourra le consulter, mais ne pourra le transférer.

17. Comment assurer un suivi à un courriel reçu ?

À la réception d’un courriel, vous pouvez ajouter un suivi qui vous donnera un rappel le jour voulu pour traiter ledit courriel. Consultez la procédure vidéo Comment ajouter des suivis aux messages.

18. Comment le personnel du soutien administratif peut-il accéder à notre agenda sans que nous ayons à lui donner nos codes d'accès ?

Cela est possible grâce à la délégation d’agenda. Voir la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

Dernière mise à jour : 5 mai 2022