Microsoft Teams

L’ordinateur (de bureau ou portable) ou un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette) peuvent être utilisés. Cependant, du fait de leur petite taille, les appareils mobiles (surtout les téléphones) n’offrent possiblement pas un visuel adéquat pour une rencontre virtuelle, à moins bien entendu que le visuel soit moins essentiel pour ce type de téléconsultation.

Pour un appareil sous iOS, accéder à l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, accéder à Google Play Store. Recherchez Microsoft Teams. À l’ouverture, inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot de passe associé.

Il est impossible pour le moment d’ouvrir deux comptes Microsoft Teams en même temps sur un ordinateur. Pour alterner de l’un à l’autre, vous devez d’abord vous déconnecter en appuyant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’écran et cliquer sur « Se déconnecter ». Ouvrez à nouveau Microsoft Teams avec les coordonnées du second compte.

Dans l’application Microsoft Teams, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur « Ajouter un compte ». S’affiche le compte déjà inscrit. Appuyez sur « Se connecter avec un autre compte » et inscrivez l’adresse courriel et le mot de passe associés.

Pour passer rapidement d’un compte à l’autre, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la section « Comptes et organisations », appuyez sur le compte à ouvrir. Vous passerez alors sur ce compte.

Il s’agit bel et bien d’un environnement sécurisé dans lequel on peut partager des informations confidentielles entre utilisateurs de Microsoft 365.

Même dans le cas d’une rencontre que vous avez quittée, vous recevrez toutes les notifications qui se rattachent à cette rencontre. Il suffit de cliquer sur les trois petits points à droite de la conversation et de cliquer sur « Désactiver les notifications ». Vous ne recevrez plus les notifications pour cette conversation. Sur un appareil mobile, appuyez sur la conversation et les trois petits points se trouvant en haut à droite du nom de la conversation.

Oui. Pour ce faire, visualisez la capsule Convocation boîte partagée vs organisateur (7 m 30 s).

Seuls les participants ayant un compte Microsoft 365 du RSSS auront accès à ces informations après la rencontre.

Nous proposons d’utiliser le courriel sécurisé Outlook pour transmettre des documents au patient. Si les données sont sensibles, vous devez chiffrer le message. Voyez la procédure Chiffrement Outlook.

Tous les participants, même ceux de l’externe, peuvent partager leur écran.

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Ce sont tous les utilisateurs qui possèdent un compte Microsoft 365 fourni par les établissements à l’intérieur du RSSS.

Ce n’est pas nécessaire. En lui partageant le lien de la rencontre, il utilisera la version Web. Comme invité, il n’a pas besoin d’avoir un compte Microsoft 365. Sur un appareil mobile, il est préférable de télécharger d’abord l’application.

Il n’est pas possible de modifier l’organisateur d’une rencontre après sa création. Il faut que l’organisateur annule la rencontre et qu’un autre professionnel en planifie une nouvelle. 

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Le compte Microsoft 365 d’un patient ne répond pas aux mêmes normes de sécurité que ceux du RSSS. Il est primordial de ne pas utiliser ce compte pour une téléconsultation. Cependant, le patient peut aussi être détenteur d’une licence Microsoft 365 du RSSS, alors la sécurité serait assurée. En revanche, il est toujours préférable que l’initiateur de la rencontre soit le clinicien afin que ce dernier dispose de l’entièreté du contrôle et des fonctionnalités de la rencontre.

Cliquez sur les trois petits points en haut de l’écran à droite et choisir « Appliquer des effets d’arrière-plan ». Différents modèles vous sont offerts. Sélectionnez celui désiré et appuyez sur « Appliquer et activer la vidéo » en bas de la page. Vous pouvez aussi ajouter des arrière-plans personnels en cliquant sur « Ajouter nouveau ». 

Oui. La fonctionnalité « Salles pour petit groupe » permet de séparer temporairement les participants d’une rencontre. Voir la procédure Fonctionnalité des salles de petit groupe (PDF 857 Ko).

Il est possible de créer un compte invité pour un participant externe qui est appelé à collaborer régulièrement avec des intervenants du réseau avec Microsoft Teams. Voir la procédure pour la création d’un Compte invité (PDF 213 Ko).

Oui. Il suffit de déléguer son calendrier suivant la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier (PDF 298 Ko).

Effectivement, pour des raisons de sécurité, il est déconseillé d’envoyer une photo par SMS, de même que de l’enregistrer dans l’appareil mobile. Il faut plutôt préconiser la fonctionnalité de l’appareil permettant d’envoyer la photo directement via Microsoft Teams. Avec cette méthode, il n’y a aucun enregistrement de la photo sur l’appareil mobile. Voir la Procédure d’envoi de photos via la fonction clavardage (PDF 198 Ko).

Oui. Il suffit d’appliquer la Procédure d’anonymisation des courriels et des participants (PDF 425 Ko).

Seul l’organisateur de la rencontre a les droits pour modifier les options de la rencontre.

Tous les participants qui sont des membres de Microsoft 365 avec un compte RSSS peuvent partager des documents avec l’icône de trombone. Si un participant externe se joint à la rencontre, ce dernier pourra recevoir les documents, mais ne pourra pas en partager aux autres. De plus, seuls les fichiers photos peuvent être ouverts par ce dernier. Il lui est impossible d’ouvrir les fichiers Word, Excel, PowerPoint et PDF. Après la rencontre, il n’aura plus accès à la conversation, donc, plus accès aux documents.

Oui, c’est possible. Il suffit de créer une salle permanente et les patients peuvent s’y joindre en disposant du lien. Seul vous avez la possibilité d’accepter ou non quelqu’un dans cette salle. Voir la procédure pour la création d’une Salle permanente (PDF 306 Ko).

L’affichage standard permet d’afficher neuf personnes à la fois (3 X 3). Si vous êtes plus nombreux, s’afficheront à l’écran les neuf dernières personnes ayant pris la parole. En cliquant sur les trois petits points de la barre de contrôle en haut à droite de l’écran, vous pouvez sélectionner l’option « Grande galerie » qui permet d’afficher 49 personnes.

Un participant externe qui utilise la version Web de Teams peut voir uniquement l’intervenant qui parle. Les versions mobile et de bureau (sur l’ordinateur) de l’application n’ont pas ces limitations.

Vous pouvez faire ce réglage vous-même sans affecter l’affichage des autres participants. Lors d’une présentation par un tiers, il suffit d’appuyer sur le bouton « Ctrl » et avec la roulette de la souris, vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de l’affichage à votre écran. Lorsque l’image est grossie, vous pouvez alors déplacer le document à l’écran pour voir les zones non affichées en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris.

En cliquant sur les trois petits points (Autres options) à droite du nom du canal, choisissez « Notifications du canal ». En sélectionnant « Toutes les activités » vous recevrez un courriel lorsque quelqu’un ajoutera ou modifiera un fichier ou inscrira un commentaire dans le canal.