Réseau québécois de la télésanté

Microsoft Teams

Cette page s’adresse aux utilisateurs de l’application Microsoft Teams à des fins de collaboration interprofessionnelle et d’activités de soins virtuels. Les professionnels de la santé et le personnel de soutien qui ne sont pas encore des utilisateurs de Teams peuvent consulter la page Activation d’un abonnement Microsoft 365.

Description

Afin d’accroître les capacités de collaboration des professionnels et de faciliter l’accès à la modalité de rencontre virtuelle, le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) préconise l’utilisation de l’application Teams de la suite Microsoft 365 (M365), notamment pour les avantages suivants:

  • Haut niveau de sécurité;
  • Grande accessibilité pour les acteurs du réseau;
  • Fonctionnalités convenant autant aux activités administratives que cliniques;
  • Synchronisation avec la messagerie et l’agenda Outlook.

Microsoft Teams est un espace d’équipe pour l’échange instantané et la collaboration interprofessionnelle. Il rassemble les gens, les conversations, les fichiers et les outils au même endroit. Dans Teams, les « équipes » sont des collections de personnes, de contenus et d’outils relatifs à des projets et tâches au sein d’une organisation. Chaque équipe comporte des « canaux » qui font en sorte que les conversations restent organisées et qui permettent de cibler des sujets particuliers, des projets, des disciplines ou autres.

De manière plus spécifique, la fonction d’appel vidéo de Teams permet de réaliser un ensemble d’activités cliniques virtuelles en temps réel, en présence de patients ou de collaborateurs. Par exemple :

Discussions de cas

Planifier des rencontres périodiques entre cliniciens pour des discussions et des échanges d’information en temps réel.

Exemple d’utilisation clinique

Une équipe interdisciplinaire se rencontre afin de se concerter pour émettre un plan d’action clinique pour une cohorte de patients. Par exemple, un Tumor Board pour une équipe médicale en oncologie. Ces rencontres périodiques peuvent aisément être planifiées selon la récurrence souhaitée et permettent aux cliniciens d’échanger toute l’information requise, tant en temps réel et qu’en temps différé, grâce à la création d’équipes et de canaux de discussion.

Supervision clinique

Participer à une des rencontres en tant que superviseur ou comme résident/stagiaire.

Exemple d’utilisation clinique

Un superviseur participe simultanément à quatre (4) rencontres et bascule d’une à une autre. Pour faciliter la tâche, l’équipe clinique a créé une équipe Teams où chaque canal de discussion est associé à un stagiaire/résident. Lorsqu’un des résidents est en visite virtuelle, le superviseur voit une icône de caméra à côté du canal, lui indiquant qu’une visite virtuelle a lieu. Il peut alors décider de participer directement à la visite virtuelle.

Formation et téléassistance

Former un groupe d’apprenants à distance en tant que clinicien en présence d’un patient ou offrir de l’assistance en tant qu’expert à un autre professionnel en présence d’un patient.

Exemple d’utilisation clinique

Un médecin en présence d’un patient et une cohorte de résidents à distance réalise des sessions de formation concernant différentes techniques opératoires. Les résidents peuvent être ensemble dans une salle de formation ou à domicile. L’horaire de cours est géré dans Outlook et les différents outils de Teams permettent à plusieurs personnes d’échanger tout en s’échangeant des documents de façon délocalisée.

Téléconsultations avec des patients 

Gérer ses rendez-vous de façon autonome, créer des rencontres virtuelles et acheminer les invitations aux patients.

Exemple d’utilisation clinique

Les visites médicales en personne peuvent être difficiles, en particulier pour les usagers ayant des problèmes de mobilité, un système immunitaire affaibli ou vivant dans des zones où il y a une pénurie de cliniciens ou un éloignement des installations de santé. Avec Teams le patient n’a pas besoin de compte utilisateur et peut utiliser son ordinateur, sa tablette ou son téléphone mobile pour participer à la rencontre virtuelle avec son clinicien.

De plus, comparativement aux autres applications de vidéoconférence, les rencontres virtuelles de Teams présentent l’avantage de permettre l’échange de photos, de fichiers ou de vidéos en rendant ces documents accessibles pendant et après la rencontre, dans un espace propre aux participants.

Prérequis et modalités d’accès

Les utilisateurs de Teams doivent avoir les appareils et périphériques suivants :

  • Un ordinateur ou un appareil mobile (iOS ou Android);
  • Un navigateur Web de version récente (Chrome ou Edge);
  • Une caméra Web ou une caméra intégrée à l’appareil;
  • Un micro-casque (facultatif, mais préférable pour un son optimal).

Pour les utilisateurs de Teams avec un appareil mobile, l’application doit être téléchargée (rechercher Microsoft Teams dans App Store ou Google Play). Il n’est pas obligatoire de télécharger l’application avec un ordinateur. Le compte Teams est inclus dans l’abonnement à la suite M365 pour les employés d’un établissement du RSSS. Comme l’octroi de comptes M365 relève directement des établissements, toute demande d’abonnement peut être acheminée au centre de service de l’établissement concerné. Les patients quant à eux n’ont pas besoin de télécharger le logiciel ou d’avoir un compte utilisateur pour participer aux rencontres.

En ce qui concerne les médecins pratiquant en établissement ou en cabinet ainsi que les internes et externes en médecine, des abonnements à M365 sont également disponibles. Ces comptes sont associés aux adresses de type «prenom.nom.med@ssss.gouv.qc.ca » et ont été créés afin de faciliter la collaboration interdisciplinaire, essentielle au succès des soins virtuels. Les médecins nécessitant un soutien pour l’activation de leur abonnement à M365 peuvent contacter le Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) ou encore suivre les étapes décrites à la page Activation d’un abonnement Microsoft 365.

Soutien

Pour les professionnels de la santé affiliés à un établissement du RSSS, le soutien de première ligne pour les applications de la suite M365 est effectué localement par les établissements.

Pour les médecins et le personnel administratif en cabinet, le soutien en lien avec la suite M365 est offert par le CSSNS. Consultez la page Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) pour en obtenir les coordonnées.

Une communauté de pratique du Réseau québécois de la télésanté a également été mise en place afin de partager des informations liées au déploiement de soins virtuels par l’entremise des outils de la suite M365. Des nouveautés afférentes à cette plateforme s’y retrouvent également. Consultez la page Communautés de pratique pour obtenir plus d’information sur les communautés de pratique et pour accéder au formulaire de demande d’accès.

Les abonnés de M365 du RSSS peuvent également consulter l’espace Sharepoint Mon Portail 365 qui offre des outils de formation et un forum de soutien spécifique à Teams.

Dernière mise à jour : 2 juin 2022