Réseau québécois de la télésanté

Microsoft Teams

Cette page répond aux principales questions posées par des utilisateurs de l’application Microsoft Teams dans le RSSS.

Foire aux questions (FAQ)

Téléconsultation (rencontre virtuelle)

1. Quel outil puis-je utiliser pour faire une téléconsultation?

Présentement, trois plateformes rencontrent les critères de sécurité émis par le Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) : Microsoft Teams, Zoom (version santé) et Reacts. Cependant, Microsoft Teams est inclus dans la suite Microsoft 365 qui regroupe les outils de collaboration retenus par le MSSS pour les échanges cliniques et administratifs entre les intervenants du réseau. De plus, le compte Microsoft 365 donne accès à différentes plateformes telles que la Plateforme de soins virtuels (PSV).

2. Sur quel appareil puis-je tenir une téléconsultation?

L’ordinateur (de bureau ou portable) ou un appareil mobile (téléphone intelligent ou tablette) peuvent être utilisés. Cependant, du fait de leur petite taille, les appareils mobiles (surtout les téléphones) n’offrent possiblement pas un visuel adéquat pour une rencontre virtuelle, à moins bien entendu que le visuel soit moins essentiel pour ce type de téléconsultation.

Microsoft Teams

1. Comment installer Microsoft Teams sur mon ordinateur?

Se rendre sur le site de Microsoft pour télécharger Teams.

N.B : Pour l’installation de l’application Teams sur l’ordinateur d’un établissement, veuillez contacter le service informatique de votre établissement. 

2. Comment installer Teams sur mon appareil mobile?

Pour un appareil sous iOS, accéder à l’Apple Store. Pour un appareil sous Android, accéder à Google Play Store. Recherchez Microsoft Teams. À l’ouverture, inscrire votre adresse courriel ainsi que le mot de passe associé.

3. Est-ce que je peux ouvrir deux comptes Teams en même temps sur mon ordinateur?

Il est impossible pour le moment d’ouvrir deux comptes Microsoft Teams en même temps sur un ordinateur. Pour alterner de l’un à l’autre, vous devez d’abord vous déconnecter en appuyant sur votre photo ou vos initiales en haut à droite de l’écran et cliquer sur « Se déconnecter ». Ouvrez à nouveau Microsoft Teams avec les coordonnées du second compte.

4. Comment ouvrir deux comptes Microsoft Teams sur mon appareil mobile?

Dans l’application Microsoft Teams, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur « Ajouter un compte ». S’affiche le compte déjà inscrit. Appuyez sur « Se connecter avec un autre compte » et inscrivez l’adresse courriel et le mot de passe associés.

5. Comment passer d’un compte à l’autre?

Pour passer rapidement d’un compte à l’autre, appuyez sur votre photo ou vos initiales en haut à gauche de l’écran. Dans la section « Comptes et organisations », appuyez sur le compte à ouvrir. Vous passerez alors sur ce compte.

6. Est-ce que Microsoft Teams est une plateforme sécurisée tout comme Outlook?

Il s’agit bel et bien d’un environnement sécurisé dans lequel on peut partager des informations confidentielles entre utilisateurs de Microsoft 365.

7. Est-ce que je peux annuler la réception des notifications d’une conversation Teams?

Même dans le cas d’une rencontre que vous avez quitté, vous recevrez toutes les notifications qui se rattachent à cette rencontre. Il suffit de cliquer sur les trois petits points à droite de la conversation et de cliquer sur « Désactiver les notifications ». Vous ne recevrez plus les notifications pour cette conversation. Sur un appareil mobile, appuyez sur la conversation et les trois petits points se trouvant en haut à droite du nom de la conversation.

8. Est-ce possible de planifier une rencontre Teams avec des intervenants externes sans qu’ils voient mon adresse courriel, mais tout en étant organisateur afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités?

Oui. Pour ce faire, visualisez la capsule Convocation boîte partagée vs organisateur.

9. Est-ce que tous les participants à une rencontre Teams ont accès aux fichiers et à la conversation après la rencontre?

Seuls les participants ayant un compte Microsoft 365 du RSSS auront accès à ces informations après la rencontre.

10. Comme le patient de l'externe ne peut pas revenir sur la conversation après la rencontre, peut-on lui partager des documents via la conversation?

Nous proposons d’utiliser le courriel sécurisé Outlook pour transmettre des documents au patient. Si les données sont sensibles, vous devez chiffrer le message. Voyez la procédure Chiffrement Outlook.

11. Qui peut partager son écran lors d’une rencontre?

Tous les participants, même ceux de l’externe, peuvent partager leur écran.

12. Si je veux présenter plus d’un document, est-ce que je dois toujours fermer mon partage entre chacun des documents?

Réponse illustrée en  cliquant ici

13. Dans les options de la réunion, il est indiqué « membres de mon organisation ». Qui sont les « membres de mon organisation »?

Ce sont tous les utilisateurs qui possèdent un compte Microsoft 365 fourni par les établissements à l’intérieur du RSSS.

14. Est-ce que le patient doit installer Teams sur son appareil pour faire une rencontre?

Ce n’est pas nécessaire. En lui partageant le lien de la rencontre, il utilisera la version Web. Comme invité, il n’a pas besoin d’avoir un compte Microsoft 365. Sur un appareil mobile, il est préférable de télécharger d’abord l’application.

15. Est-ce possible de modifier l'organisateur d'une réunion Teams après sa création?

Il n’est pas possible de modifier l’organisateur d’une rencontre après sa création. Il faut que l’organisateur annule la rencontre et qu’un autre professionnel en planifie une nouvelle. 

16. Lors d’une rencontre, est-ce que je peux ajouter une autre personne à celle-ci?

Réponse illustrée en cliquant ici 

17. Si mon patient dispose d’une licence Teams, est-ce que ce dernier peut initier la rencontre Teams?

Le compte Microsoft 365 d’un patient ne répond pas aux mêmes normes de sécurité que ceux du RSSS. Il est primordial de ne pas utiliser ce compte pour une téléconsultation. Cependant, le patient peut aussi être un utilisateur d’une licence Microsoft 365 du RSSS, alors la sécurité serait assurée. En revanche, il est toujours préférable que l’initiateur de la rencontre soit le clinicien afin que ce dernier dispose de l’entièreté du contrôle et des fonctionnalités de la rencontre.

18. Est-ce possible de cacher l’arrière-plan lors d’une rencontre?

Cliquez sur les trois petits points en haut de l’écran à droite et choisir « Appliquer des effets d’arrière-plan ». Différents modèles vous sont offerts. Sélectionnez celui désiré et appuyez sur « Appliquer et activer la vidéo » en bas de la page. Vous pouvez aussi ajouter des arrière-plans personnels en cliquant sur « Ajouter nouveau ». 

19. Lors d’une rencontre, est-ce possible de séparer les participants en petits groupes?

Oui. La fonctionnalité « Salles pour petit groupe » permet de séparer temporairement les participants d’une rencontre. Voir la procédure Fonctionnalité des salles de petit groupe.

20. Est-ce possible de donner plus de droits à un participant externe?

Il est possible de créer un compte invité pour un participant externe qui est appelé à collaborer régulièrement avec des intervenants du réseau avec Microsoft Teams. Voir la procédure pour la création d’un Compte invité.

21. Pour simplifier la planification de mes rencontres, est-ce que je peux partager mon calendrier avec quelqu’un d’autre?

Oui. Il suffit de déléguer son calendrier suivant la procédure Adresse de courriel partagée et délégation de calendrier.

22. Est-ce que je peux envoyer de façon sécurisée une photo avec mon appareil mobile sans l’enregistrer dans ce dernier?

Effectivement, pour des raisons de sécurité, il est déconseillé d’envoyer une photo par SMS, de même que de l’enregistrer dans l’appareil mobile. Il faut plutôt préconiser la fonctionnalité de l’appareil permettant d’envoyer la photo directement via Microsoft Teams. Avec cette méthode, il n’y a aucun enregistrement de la photo sur l’appareil mobile. Voir la Procédure d’envoi de photos via la fonction clavardage.

23. Lors de l’envoi d’une invitation à une rencontre Teams, est-il possible de cacher les adresses courriel des participants pour que ces derniers ne puissent les voir?
24. Qui peut modifier les options d’une rencontre Teams?

Seul l’organisateur de la rencontre a les droits pour modifier les options de la rencontre.

25. Est-ce que je peux partager (envoyer) des documents dans la conversation d’une rencontre Teams?

Vous le pouvez uniquement si les participants sont tous des membres de Microsoft 365 avec un compte RSSS. Si un participant externe se joint à la rencontre, le trombone de partage de fichier disparaît. 

26. Pour faciliter la gestion de mes téléconsultations, est-ce que je peux utiliser Microsoft Teams comme une salle d’attente virtuelle?

Oui, c’est possible. Il suffit de créer une salle permanente et les patients peuvent s’y joindre en disposant du lien. Seul vous avez la possibilité d’accepter ou non quelqu’un dans cette salle. Voir la procédure pour la création d’une Salle permanente.

27. Combien de personnes sont visibles en même temps à l’écran lors d’une rencontre?

L’affichage standard permet d’afficher neuf personnes à la fois (3 X 3). Si vous êtes plus nombreux, s’afficheront à l’écran les neuf dernières personnes ayant pris la parole. En cliquant sur les trois petits points de la barre de contrôle en haut à droite de l’écran, vous pouvez sélectionner l’option « Grande galerie » qui permet d’afficher 49 personnes.

28. Si le patient utilise la version Web de Microsoft Teams, peut-il voir tous les participants?

Un participant externe qui utilise la version Web de Teams peut voir uniquement l’intervenant qui parle. Les versions mobile et de bureau (sur l’ordinateur) de l’application n’ont pas ces limitations.

29. Lorsque je suis en rencontre Teams et que quelqu’un partage du contenu à l’écran, si la présentation est trop petite pour bien lire, dois-je absolument demander au présentateur de grossir la vue du document partagé?

Vous pouvez faire ce réglage vous-même sans affecter l’affichage des autres participants. Lors d’une présentation par un tiers, il suffit d’appuyer sur le bouton « Ctrl » et avec la roulette de la souris, vous pouvez augmenter ou diminuer la taille de l’affichage à votre écran. Lorsque l’image est grossie, vous pouvez alors déplacer le document à l’écran pour voir les zones non affichées en gardant enfoncé le bouton gauche de la souris.