Activation d’un abonnement Microsoft 365

Cette page s’adresse aux médecins en établissements et en cabinets ainsi qu’à leurs agentes administratives en tant que futurs utilisateurs de la suite Microsoft 365 (M365).

Mise en contexte

Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), en collaboration avec les établissements du RSSS, offre des comptes de courriel sécurisés Microsoft Outlook à l’ensemble des médecins (spécialistes et omnipraticiens) œuvrant dans les établissements de santé.

Grâce à la collaboration de la Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ), ce compte est maintenant aussi offert aux médecins œuvrant en cabinets. Le compte courriel (de type « prenom.nom.med@ssss.gouv.qc.ca ») s’accompagne d’un abonnement M365 du RSSS, lesquels assurent la sécurité et la confidentialité des échanges de données cliniques en plus de donner accès à un service de soutien aux utilisateurs.

Avantages d’activer votre abonnement Microsoft 365

Respecter les normes de sécurité informatique

La sécurité de vos informations personnelles et celles de vos patients est primordiale. M365 est la plateforme de collaboration répondant aux critères de sécurité du MSSS, c’est-à-dire qui combine à la fois la gestion sécuritaire des courriels et des rencontres virtuelles.

Profiter des nombreuses fonctionnalités et outils de Microsoft 365

En plus des avantages de la messagerie sécurisée Outlook, l’accès à Teams permet notamment d’échanger des informations cliniques dans des groupes de discussion et de tenir des consultations virtuelles avec des professionnels ou des patients, en conformité avec la Directive sur l’utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins (PDF 458 Ko) et les Termes et conditions d’utilisation des outils de collaboration (PDF 804 Ko). L’ensemble des directives pertinentes à l’usage de la suite M365 sont présentées dans l’ Aide-mémoire à l’intention des professionnels de santé, des médecins, des résidents et des externes (PDF 426 Ko).

En plus d’Outlook et de Teams, l’abonnement à la suite collaborative Microsoft 365 donne accès aux applications et fonctionnalités suivantes :

• Word
• Excel
• PowerPoint
• Teams : Collaborer et réaliser des rencontres virtuelles.
• OneDrive : Espace de stockage sécurisé.
• Outlook : Possibilité de partager votre calendrier avec des personnes de confiance (exemple : agente administrative) et trouver des moments pour faire des rencontres avec FindTime.
• Forms : Créer des questionnaires, des enquêtes et des sondages.
• Stream : Enregistrer et diffuser des vidéos de rencontres ou de formations.
• OneNote : Prendre des notes lors des rencontres et les partager avec les participants.
• Power Automate : Automatiser des flux de travail entre applications, fichiers et données (pour utilisateurs plus avancés).

Fusionner vos adresses courriel sous un seul compte sécurisé

Votre adresse courriel « .med » est nécessaire pour accéder à votre abonnement Microsoft 365 ainsi qu’à de nombreux autres services technologiques (Télécopie infonuagique, Plateforme de soins virtuels, Conseil numérique, etc.). Avec Outlook, il est possible de fusionner votre compte courriel du réseau à celui du compte « .med » sous une même adresse (voir l’étape 3 de la démarche d’activation plus bas).

Accéder au bottin de contacts de l’ensemble du réseau

Toutes les adresses courriel des détenteurs d’abonnements Microsoft 365 sont maintenant disponibles et visibles dans le bottin d’Outlook. Il est donc important de prendre action afin d’accéder à votre courriel, car il est déjà possible pour les autres utilisateurs de vous écrire à votre nouvelle adresse.

Soutien et accompagnement

Le Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS) offre de l’accompagnement pour l’activation des abonnements Microsoft 365 pour les médecins en cabinets et leurs agentes administratives. Si vous rencontrez des problèmes en réalisant les étapes d’activation de votre abonnement Microsoft 365, n’hésitez pas à contacter le CSSNS pour obtenir du soutien.

Vous pouvez également soumettre dès maintenant votre demande d’accompagnement pour l’activation de votre abonnement en contactant le CSSNS :

Étapes d’activation de votre abonnement Microsoft 365

Suivez les étapes suivantes pour effectuer vous-même l’activation de votre compte M365.

Étape 1 : Activer votre courriel sécurisé

Les médecins spécialistes en cabinets qui désirent obtenir un courriel sécurisé doivent soumettre une demande. Pour ce faire, nous vous demandons de remplir le formulaire suivant :

Une fois complété, vous serez contacté pour vous remettre vos informations de connexion.

Notez que les abonnements des médecins omnipraticiens en GMF sont déjà disponibles. Pour des questions concernant ces abonnements, contactez le CSSNS.

Vous avez déjà vos informations de connexion en main?

Veuillez alors suivre les consignes du guide Activation de la nouvelle adresse de courriel Outlook (PDF 743 Ko).

Configuration de l’authentification à deux facteurs (MFA)

Lorsque votre adresse courriel est activée dans Outlook, il est important de configurer l’authentification à deux facteurs (MFA). L’authentification est une mesure assurant un niveau de sécurité additionnel. Ainsi, lorsqu’une connexion à votre compte sera effectuée à partir d’un appareil autre que celui de votre lieu de travail habituel ou sur un réseau public, une demande d’approbation vous sera envoyée afin de l’approuver ou non. Pour effectuer cette configuration, veuillez suivre les consignes du guide Authentification à deux facteurs (MFA) (PDF 239 Ko).

Étape 2 :  Installer la suite M365 sur vos appareils personnels

Microsoft 365 est accessible sur les ordinateurs personnels (PC et MAC) ainsi que sur les appareils mobiles (téléphones cellulaires et tablettes). Pour accéder à votre compte directement sur le web, il est recommandé d’utiliser les navigateurs Google Chrome ou Microsoft Edge. Vous pourrez alors accéder à Microsoft 365 sur l’appareil de votre choix en vous connectant à l’adresse www.office.com

Installer l’application Microsoft Teams

Bien que votre compte Microsoft 365 soit accessible à partir du web, il est recommandé d’installer l’application Microsoft Teams sur vos appareils. L’application facilite la pratique de consultations virtuelles et offre davantage de fonctionnalités que l’application web de Teams.

Pour un ordinateur, l’application est disponible en ligne sur le site de Microsoft : Télécharger Microsoft Teams.

Pour un appareil mobile, l’application est disponible sur l’App Store (iOS) ou sur Google Play Store (Android).

• Procédure d’installation de l’application Teams sur l’App Store (iOS) (PDF 447 Ko)
• Procédure d’installation de l’application Teams sur Google Play Store (Android) (PDF 374 Ko)

Pour en connaître davantage sur les fonctionnalités de base de Microsoft Teams, consultez le  Guide de démarrage rapide – Microsoft Teams (PDF 537 Ko) ou encore consulter la page Microsoft Teams.

Étape 3 : Fusionner vos adresses courriel

Avec Outlook, vous pouvez fusionner vos comptes courriel ainsi que vos calendriers. Pour les utilisateurs qui avaient déjà un compte courriel d’établissement du RSSS avant la création du compte « .med », sachez qu’il est possible de les faire fusionner afin de ne conserver qu’une seule adresse. Pour ce faire, contactez le Centre de soutien des services numériques en santé (CSSNS).

Étape 4 : Découvrir l’espace de formation et de soutien

Accédez à l’espace  Mon Portail 365, dédié à la formation sur l’ensemble des fonctionnalités de Microsoft 365. Vous y trouverez des webinaires, des capsules vidéo, de la documentation, des guides et des forums de soutien. Mon Portail 365 est un incontournable pour tous les membres du RSSS de niveaux débutants, intermédiaires et avancés.

Note : Espace Sharepoint accessible uniquement à partir d’un compte Microsoft 365 du RSSS. Il faut donc préalablement avoir complété les étapes d’activation avec succès.

Liens utiles du Portail RQT

Maintenant que votre abonnement Microsoft 365 est activé, n’hésitez pas à consulter et ajouter à vos favoris les pages pertinentes du Portail web du Réseau québécois de la télésanté (RQT). Le Portail RQT est la source de référence en matière d’outils et de documentation vous guidant dans la pratique de la télésanté.

Pour en connaître davantage sur les ressources de soutien, les formations et les directives ministérielles en lien avec la suite collaborative Microsoft 365, consultez la page Microsoft 365

Pour consulter la documentation pertinente du Collège des médecins (CMQ) dans la pratique de la télésanté, visitez la page Coffre à outils pour le professionnel de la santé, sous le tiroir Consultations virtuelles.

Page destinée aux patients et pouvant être fournie par le professionnel de la santé avant une rencontre virtuelle avec Microsoft Teams :  Éléments à considérer pour une rencontre virtuelle

Foire aux questions sur divers sujets tels que la téléconsultation, Microsoft 365, Teams et Outlook : Foire aux questions (FAQ) de la suite M365